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勝手にリンク 【大先輩方】

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以前勤めていた会社で個々の企業様のお悩みをお尋ねし、特定のITツールでそのお悩みを解消できるか、できるとしたら、どのような手順を踏めばスムーズかという提案営業の仕事をしていました。 縁あって現在の仕事をしていますが、そこで出会ったのがCALS/ECインストラクタという名称の資格。 折角取った資格なら、是非とも活用したいと思っています。 まだまだ教科書通りの知識しかありませんが、手探りしてでもお役に立ちたいと思っていますが…どうでしょ。 wing Skype Me™!

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ITで社内情報共有コトハジメ〈14〉 意外な無駄その2

ITで社内情報共有コトハジメ〈14〉 意外な無駄その2

前回の
ITで社内情報共有コトハジメ〈14〉 意外な無駄その1
の内訳を更に細かくしてみると…

*事務のスタッフが伝達すべき事項を受け、
 すぐに伝えるべき相手(部署・事務所)に電話を入れる

当事者→当事者のダイレクト連絡を避けている状態です。

私が例の会社さんにお邪魔している頃にも
ほぼ携帯電話は行き渡っていましたから、
ダイレクトに必要な相手への連絡はついたはずなのです。
ですが、あえて社内の事務の方へと連絡する意味は…
↓↓↓
1.
物品購入の相談など
事務の人にも事前に知っておいて欲しいことだから
一旦事務員を通すことが便利だと思っている。
(目的;情報共有)

2.
電話連絡をつけたい相手が
「電話に出ない人」なので、
電話連絡がつくまで電話をかけ続けて欲しい。
(目的;〝伝言マシン〟としての利用)

だと思います。

ですが、これでは事務の人の仕事の手が止まってしまいます。

8年ほど前に何かの調査で
数字を追いかけるなどの(例;棚卸)頭脳労働に集中しているときに
電話などでの〝割り込み仕事〟に邪魔されてしまうと、
元の仕事のペースに戻るためには
15~20分必要だ、との結果が出た、と読んだことがあります。

緊急の場合を除けば、
単に
「情報共有のために」
「電話連絡を取って欲しい」という理由で自分の仕事を邪魔されてしまえば、
事務員の方もたまったものではありません。

だって、
単に自分の仕事の手が〝その時〟止まるだけでなく、
「そういえば、伝言頼まれてたっけ」と常に意識が分散してしまうからです。




*平均3回目、2時間で連絡がつく
*伝言ゲーム的な情報曲がりが、約半数でおこっている

事務員さんに中継ぎをしてもらうとき
「任せたから安心」と思ってしまいますよね。
「きっとすぐに連絡してくれる」
「きっときちんと伝えていてくれる」
でも、その安心の結果がこれだと…ちょっと残念。
時間も手間もかけてしまい、
最終的には間違って伝わっていたとしたなら…。

事務の方にも申し訳ない、というものです。

FAXや電子メールの同報機能を使って
当事者→当事者・関係者で情報共有する方が
むしろ早かった、ということも多いのです。

一度曲がって伝わってしまったことを正すことほど
無駄な手間はないように思います。



事務の方が残業されるとき、
それが〝作業や思考の停止・停滞〟からおきたものでなければいいなぁ、と
ちょっとだけ思ってしまいます。
(自分でも反省しています。ごめんなさい)
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