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勝手にリンク 【大先輩方】

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以前勤めていた会社で個々の企業様のお悩みをお尋ねし、特定のITツールでそのお悩みを解消できるか、できるとしたら、どのような手順を踏めばスムーズかという提案営業の仕事をしていました。 縁あって現在の仕事をしていますが、そこで出会ったのがCALS/ECインストラクタという名称の資格。 折角取った資格なら、是非とも活用したいと思っています。 まだまだ教科書通りの知識しかありませんが、手探りしてでもお役に立ちたいと思っていますが…どうでしょ。 wing Skype Me™!

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ITで社内情報共有コトハジメ〈3〉 「どうしてわかってもらえないの?」→心を伝える。

ITで社内情報共有コトハジメ〈3〉 「どうしてわかってもらえないの?」→心を伝える。

更新が遅くなりました。
もうちょっと速度を上げたいと思っています。
すみません。

前回お話をした、九州圏内に拠点を多数持つ会社さんのお話の続きです。

その会社さんが、前々から利用していた情報ツールは、FAXでした。
ですが、FAXは回覧しているうちに紛失してしまったり、
FAX機の紙ぎれで受信できなかったりと、
どうしてもうまく行かない場面が多くありました。

そこで、導入に踏み切ったのが電子メールでした。
パソコンや、会社の経費で持ってもらっている携帯に、
本社からの必要連絡事項をメールすることにしたのです。
これで、前回お話をした情報の曲がりの原因、「フィルタリング」も回避できました。
何せ、本社から全員に同じものが一斉送信できるからです。
各社員に、ダイレクトに同じものを届けることができるからです。
作成した資料(エクセル・ワードなど)も、
必要な人全員に一斉に送ることができるようになりました。
社長さまは、
「俺が毎朝文面を考えるから、メールを作って送ってよ」と
総務のスタッフに日々メール送信を依頼しました。

「日々の連絡を徹底するように」
「売り上げが上がっていないから、今月最後の今週、さらに追い上げてがんばるように」

社長さまは、満足していました。
自分の言葉がダイレクトに伝わっていると思っていたからです。

各拠点を回ったときに、いい意味での緊張感が漂っている事にも満足していました。
自分の伝えたい事が伝わっているという喜びを感じていました。

ですが、日に日に、その「ピリッ」とした感じは薄れてきました。

どうしてでしょう?
あれだけ、自分が考え、伝えたいと願った言葉が
各社員にダイレクトに伝わっていると信じていたのに…。

ここで、少し私たちの日々の連絡方法を考えてみたいと思います。
毎日使っている携帯のメールの事です。

同僚とやり取りするメールと、
友人とやり取りするメールの違いを思い出してください。
どこか、違う点がないでしょうか?

意外に思われるかも知れませんが、
殊のほか重要なのが、「絵文字」「顔文字」なのです。

「あ、怒ってる…」
ただの文面だけでなく、
絵文字・顔文字から推測できる相手の感情・状況というのは、
私たちが考えるよりはるかに大きな情報量を持つらしいのです。
話し言葉に添えられる、顔の表情や声のトーンに相当するものです。
最近の流行言葉では
「ノンバーバル・コミュニケーション(言語によらないコミュニケーション)」と表現されます。

怒っている人には、スピードをあげて対応しなくてはなりません。
その案件が、一刻を争うようなものであれば、
何をさておきすぐに行動を起こさなくてはなりません。
一方、そうでもない件には、そんなに優先度は高くつけません。
私たちは、そういった単なる「用件」だけでなく、
その他の状況を観察し、トータルで考え優先順位をつけ、
それから対応しているはずなのです。

「社員は情報の渦にまかれ、何が大事なのかを見分けられなくなっている」
その社長様がその事に気づいたのは、
電子メールを導入して半年も後のことでした。

それに気づいたきっかけというのは…。
社長様が毎日届けていたメールに(既に送ることに飽きかけておられましたが)、
新入社員がたった一言返信してきたメールでした。

「運転にはしっかり気をつけます。ありがとうございます(*^_^*)」
顔文字が使われていました。

その日社長様が送ったメールは
「今日は雨が降っているので、営業担当者は車の運転に気をつけるように」との言葉でした。

社長が私たちを気遣ってくれている。
このうれしさを、単純で素直な新入社員はお礼メールで表現したのでした。
そのうれしさを表現するために、顔文字を入れたのでした。

社長さまは、そこで気づきました。
最近、どれだけメールを送っても、以前のような反応が示されないのは、
送り続ける文字に、感情・感覚が表現されていないからだ、と。

絵文字の入ったメールに、社長さまは怒る気もなかったと言います。
この子は今朝のメールを本当に嬉しく思い、それを伝えたかったのだと、
(通常では社会人にはあるまじき?)絵文字の使用に関しても
むしろ時には必要なのではないかとすら思ったそうです。

さて、ここで社長様は再度考え始めました。

電子メールは簡単に一斉に同じ情報を伝えることができるけれど、
これに感情や状況をさらに付加して伝えることはできないか、と。

これこそ、情報化のココロなのですが…。

次の「ITで社内情報共有コトハジメ〈その4〉」へ続く…。




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